Erfassung Adresse - Wie erfasse ich eine Firma/Stiftung im CRM?
Hier wird beschrieben, wie eine Firma oder eine Stiftung erfasst wird (Vorgehen A). Wünscht eine Person nur noch mit der Firmenanschrift adressiert zu werden, ist das Vorgehen B untenstehend erklärt.
Vorgehen A: Firma/Stiftung und Einzelperson sind noch nicht erfasst
Dieses Vorgehen wird gewählt, wenn sowohl die Firma, als auch die Einzelperson, welche der Firma zugehört, noch nicht in der Datenbank erfasst ist. Falls der Einzelkontakt bereits besteht und in eine Firma umgewandelt werden soll, ist das Vorgehen B zu wählen (siehe unten).
- Klick auf "neue Adresse erfassen" und "Neue Firma" auswählen
- OM-Nummer: wird automatisch generiert (keine manuelle Mutation)
- Sprache auswählen (= Korrespondenzsprache)
- Anrede definieren (wird gemäss ausgewählter Sprache angepasst)
- Firmen- oder Stiftungsnamen eingeben
- Strasse via Lupe suchen
- Hausnummer eingeben (im ersten Feld Zahl, im zweiten Feld evtl. Zusatzbuchstabe)
- PLZ & Ort wird automatisch aufgrund der Strassensuche übernommen
- Postfach eingeben: Falls die Firma ein Postfach besitzt (unbedingt Wort "Postfach" schreiben!)
- Telefonnummer eingeben: Format beachten! XXX XXX XX XX (ausschliesslich Leerschläge verwenden!)
- E-Mail: Adresse eingeben
- Ggf. Webseite hinzufügen
- Speichern und die obligatorischen Eingaben gemäss Adressmutation: Pflichten bei Neuerfassung (Merkmale & Accountmanager) eingeben!
Anschliessend kann eine Kontaktperson zur Firma/Stiftung hinzugefügt werden. Dazu geht man wie folgt vor:
- Firma/Stiftung öffnen (Doppelklick)
- "Neuer Kontakt" anklicken (Meldung mit "Ja" bestätigen)
(neue Maske öffnet sich) - OM-Nummer: wird automatisch generiert (keine manuelle Mutation, Kontaktperson wird als Unterkontakt eröffnet)
- Geschlecht & Anrede definieren
- Name & Vorname eingeben (individuelle Titel können via Lupe bei "Name" hinzugefügt werden)
- Firmen- oder Stiftungsname & -adresse bleibt (keine manuelle Mutation)
- Erweiterte Anschrift: Hier kann die Funktion der Kontaktperson hinzugefügt werden (z.B. Geschäftsführerin)
- Kontaktangaben der Kontaktperson einfügen
- Speichern klicken
Vorgehen B: Einzelperson möchte als Firma/Stiftung angeschrieben werden
Dieses Vorgehen wird gewählt, wenn bereits ein Einzelkontakt im OM erfasst ist, dieser aber mit der Firmen- oder Stiftungsanschrift angeschrieben werden möchte. Damit bleibt der Einzelkontakt weiterhin bestehen (Nachvollziehbarkeit gewährleisten).
- Schritte 1-22 gemäss Vorgehen A durchführen
- Den bereits bestehenden Einzelkontakt mit dem Unterkontakt der Firma oder Stiftung verbinden:
- Kästchen beim Einzelkontakt aktivieren
- Kästchen beim Unterkontakt der Firma oder Stiftung aktivieren
- Rechtsklick und Option "Kontakte verbinden" wählen
Da der Kontakt wünscht, Rotkreuz-Korrespondenz nur noch an seine Firmen- oder Stiftungsanschrift zu erhalten, müssen nun noch die Merkmale zur Definierung der Kommunikation gesetzt werden:
- beim bestehenden Einzelkontakt: Merkmal "Kein Fundraising erwünscht" setzen (Anleitung unter "Inhalte Adressmaske: Merkmale")
- beim Unterkontakt innerhalb der Firma/Stiftung: Merkmal "DM Package GS Mailing" setzen (Anleitung unter "Inhalte Adressmaske: Merkmale" & "Datenstruktur: Bereich Beziehung")