Bearbeitung von Trauerspenden
Ein Ordner für Todesfallspenden mit der folgenden Struktur kann in der eigenen Ablage erstellt werden:
Schritt 1
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Schritt 2 Pro Todesfall kann ein Ordner eröffnet werden z. B. "TF_Hans Muster". Dort werden alle Informationen zum Todesfall abgelegt. |  |
Schritt 3 Pro Todesfall eine Excel-Liste erstellen, wo die wichtigsten Informationen erfasst werden. Diese kann in dem entsprechenden Ordner abgelegt werden. |
Eröffnung
Folgendes mit der Trauerfamilie abklären:
- Wie möchte/soll die Trauerfamilie zukünftig kontaktiert werden (Post, Mail usw.) und Adresse nachfragen;
- Kontoangaben vom SRK und Mitteilung für Zahlungen (z. B. "in Gedenken an Hans Muster").
Verstorbene Person im OM suchen und Merkmal "gestorben" setzen. Wenn möglich, die Traueranzeige in OM unter Dokumenten hinterlegen.
Wenn die Trauerfamilie noch nicht im OM erfasst ist, kann diese erfasst werden. Das Merkmal "1 Mail. pro Jahr + SB" und "Temporär inaktiv + 6 Monate" setzten. Notiz erstellen "Trauerfamilie Hans Muster". Wenn die Trauerfamilie bereits im OM erfasst ist, kein Merkmal setzten und nur die Notiz "Trauerfamilie Hans Muster" erfassen.
Eingang von Spenden
- Informationen zum Spender (Anrede, Name, Adresse usw.) und Zahlung in der Excel-Liste eintragen.
- Falls nötig, Spender im OM erfassen und das Merkmal "Trauerspende" (unter Kategorie Herkunft) und "Temporär inaktiv + 3 Monate" setzen.
- Zahlung im OM verbuchen:
- In der Zahlung auf "Erweitert" klicken und das Feld "Keine Verdankung" ankreuzen, da die Verdankung separat/manuelle verschickt wird:
Versand Verdankungen
- Die neuen Spender können 1x in der Woche mit einem Serienbrief verdankt werden. Versanddatum der Verdankung in der Excel-Liste eintragen.
- Ein Update an der Trauerfamilie kann ca. jede 2-3 Wochen verschickt werden. Wenn die Trauerfamilie nicht bekannt ist, kann der Kantonalverband selbst entscheiden, ob er die Angaben der Trauerfamilie bei den Spendenden nachfragen will.
Briefvorlagen: