Un contrôle des doublons est-il possible dans Tocco?
Les entrées de personnes ou d'adresses peuvent être vérifiées pour détecter les doublons (entrées en double). La procédure est identique pour les deux objets de données (personnes/adresses). La procédure pour les personnes est décrite ci-dessous.
- Ouvrez dans la zone de navigation Adresse > Personne.
- Sélectionnez le filtre souhaité dans la rubrique "Filtres". Vous pouvez choisir si le système doit uniquement vérifier soit les noms ou les courriels ou les deux (nom et courriel).
- Les enregistrements de données ayant des noms et des adresses électroniques identiques et similaires (selon le filtre sélectionné) sont répertoriés.
Conseil: en triant la vue de la liste par adresse électronique ou nom de famille, il est plus facile d'identifier les doublons. Pour ce faire, cliquez sur les symboles de flèches dans la colonne à trier:
- Sélectionnez les enregistrements qui existent réellement deux fois.
- Dans la barre d'outils, appelez Actions > Modifications > Grouper.
- La fenêtre "Grouper" s'ouvre. Pour définir ce qui doit arriver aux enregistrements à fusionner, sélectionnez l'option "Modifier".
Dans les options de modifier, on peut sélectionner le futur statut du doublon (recommandation: Archiv).
- Cliquez sur «Continuer».
- Une vue d'ensemble des enregistrements sélectionnés s'ouvrira; une colonne correspond à un enregistrement.
Sélectionnez par ligne quelle entrée doit être mise dans l'enregistrement. La colonne avec le marquage rouge dans l'en-tête du tableau est l'enregistrement de données cible, le marquage gris indique les enregistrements de données source.
- Cliquez sur "Grouper".
Cela permet de fusionner les données sélectionnés en un seul ensemble de données.