Ist in Tocco eine Dublettenprüfung möglich?
Einträge von Personen oder Adressen können auf Dubletten (doppelte Einträge) überprüft werden. Das Vorgehen ist für beide Datenobjekte (Personen/Adressen) identisch. Nachfolgend ist das Vorgehen bei Personen beschrieben.
- Im Navigationsbereich Adresse > Person aufrufen.
- Bei den Filtern den gewünschten Dublettenfilter auswählen. Man kann dabei wählen, ob nur auf Doppeleinträge beim Namen oder E-Mail oder bei Name und E-Mail überprüft werden soll.
- Datensätze mit gleichen und ähnlichen Namen und E-Mail-Adressen (je nach gewähltem Filter) werden aufgelistet.
Tipp: Sortiert man die Listenansicht Person zum Beispiel nach E-Mailadresse oder Nachname können Dubletten leichter erkannt werden. Dazu auf die Pfeilsymbole in der zu sortierenden Spalte klicken:
- Datensätze, die tatsächlich doppelt vorhanden sind, selektieren.
- In der Funktionsleiste die Aktion Mutationen > Zusammenführen aufrufen.
- Das Dialogfenster "Zusammenführen" wird geöffnet. Damit definiert werden kann, was mit den zusammenzuführenden Datensätzen passieren soll, ist die Option "Bearbeiten" anzuwählen. Unter den Bearbeitungsoptionen kann der künftige Status des doppelten Eintrages gewählt werden (Empfehlung: Archiv).
- "Weiter" klicken.
- Es öffnet sich eine Übersicht der gewählten Datensätze; dabei entspricht eine Spalte einem Datensatz.
Pro Zeile auswählen, welcher Eintrag jeweils auf den Zieldatensatz geschrieben werden soll. Die Spalte mit der roten Markierung im Tabellenkopf ist der Zieldatensatz, die graue Markierung zeigt die Ausgangsdatensätze.
- "Zusammenführen" klicken.
Damit werden die gewählten Datensätze zu einem Datensatz zusammengeführt.