Traitement dons de condoléances
Un dossier peut être créé pour les dons de condoléances. Voici une proposition de structure:
Étape 1
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Étape 2 Ouvrir un nouveau dossier par défunt (p. ex. "Hans Müller"). Toutes les informations concernant les dons de condoléances de cette personne peuvent être classées sous ce dossier. Également créer un classeur pour les cas où la famille du défunt est inconnue ("00_Famille inconnue"). |  |
Étape 3 Créer une liste Excel pour chaque décès et y inscrire les informations importantes (voir exemple ci-joint). |
Ouverture
Clarifier les points suivants avec la famille endeuillée:
- Comment la famille du défunt souhaite être contactée à l'avenir (courrier, mail, etc.) et demander l'adresse;
- Numéro de compte de la CRS et indications lors du versement (p. ex. "Don en mémoire de Hans Müller").
Chercher le défunt dans OM et saisir l’attribut «décédé». Si possible, enregistrer l’avis de décès dans les documents.
Si cela n’a pas encore été fait, enregistrer la famille du défunt dans OM. Ajouter les attributs « un mailing par année + attestation de don » et « temporairement inactif + 6 mois ». Dans les notes inscrire «Famille du défunt Hans Müller».
Si la famille est déjà enregistrée dans OM, uniquement créer une nouvelle note avec «Famille du défunt Hans Müller». L’ajout d’un attribut n’est pas nécessaire.
Réception des dons
- Inscrire les informations concernant le donateur (nom, prénom, adresse, etc.) dans le fichier Excel.
- Si nécessaire, ajouter le donateur dans OM et ajouter les attributs «Don de condoléances» et «Temporairement inactif + 3 mois».
- Saisir le paiement dans OM:
- Dans la fenêtre de dialogue cliquer sur «Avancé» et cocher la case «Pas de remerciement», car les lettres de remerciements seront envoyées séparément.
Envoi des lettres de remerciement
- 1x par semaine, envoyer une lettre de remerciements pour les nouveaux dons (faire un publipostage à l’aide du fichier Excel). Inscrire la date d’envoi des remerciements dans le fichier Excel, afin d’éviter de remercier un donateur à double.
- Envoyer une update à la famille environ toutes les 2-3 semaines, afin d’indiquer le montant des dons qui ont été effectués jusque-là. Si la famille n’est pas connue, c’est à l’Association cantonale de décider si elle souhaite se renseigner auprès des donateurs.
Modèles de lettres: