Stellvertretung Abteilungsleitung

BiWeekly Teammeeting
Sicherstellen dass immer jmd. für Moderation & Bühne gewählt ist und neues Canva erstellt, Infos aus Leitung MK / IT Gefässen etc. weitergeben

Teamfokus
Frühzeitig organisieren (Ca. 3-4 Wochen vor Fokustermin), Agenda aufsetzen, Zuständigkeiten regeln. Termine via Digital Solutions Kalender gebucht (18.02. / 10.06. / 11.11. 2026)

Teamretraite
Sicherstellen, dass Organisation funktioniert und Budget eingehalten wird. 2026 zuständig: Michi und Sven

Abwesenheiten (Absence und Rexx)
Genehmigung von Abwesenheitsanfragen im Absence und Rexx durch jeweilige Vorgesetzte sofern Stellvertretungen gesichert werden können

Arbeitszeit- und Absenzenerfassung
Arbeitszeit- & Absenzenerfassung-Liste: Ende Monat prüfen, dass alles erfasst ist in Harvest und Absence, korrekt ist (v.a. verrechenbare Projekte) und Übertragen in Excel.

Personalführung
Verantwortung Zeiterfassung, Ferienbuchung und -planung, Wohlbefinden, Planung Weiterbildungen und Entwicklung, Konfliktmanagement, Organisation von MD und allenfalls Zwischengesprächen, Bilas

Diverses
- Personalreglement und Anhang zum Personalreglement für diverse Anfragen
- Weitere Personaldokumente
- Fragen an personal@redcross.ch oder direkt an Doris Goldschmid

Kostenstellen und Kostenträger
- Die Kostenstellen und Kostenträger sind hier beschrieben und Zuständigkeiten festgehalten.

Rechnungen
- Sicherstellen dass alle Rechnungen weitergeleitet werden! Rechnungen direkt an invoice@redcross.ch, Besteller für Kontierung vermerken bei der Weiterleiten, ansonsten ist der Besteller = Rechnungsempfänger.
- Kontierung von Rechnungen im Therefore Navigator --> nur über Citrix --> Therefore Navigator --> Workflow Inbox (unten links) --> Kreditoren (oben links) --> Meine Instanzen (oben) --> Falls Rechnungen drin öffnen mit Doppelklick --> Übernehmen (oben) --> Kontierung gemäss Produktliste , Agenturliste oder falls nicht aufgeführt gemäss Übersicht Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten --> Speichern oben links --> Weiter zur Freigabe --> Wieder auf Meine Instanzen --> Doppelklick --> OK Freigabe
- Freigabe von Rechnungen im Therefore Navigator --> nur über Citrix --> Therefore Navigator --> Workflow Inbox (unten links) --> Kreditoren (oben links) --> Meine Instanzen (oben) --> Falls Rechnungen drin öffnen mit Doppelklick --> OK Freigabe
- Fragen zum Rechnungsprozess an finanzen@redcross.ch
- Kreditkartenabrechnung gemäss spezifischer Anleitung Kontierung durch Admin, Freigabe durch Abteilungsleitung

Budget
- Fragen zum Budget an Rita.Oetliker-Drollinger@redcross.ch
- Generell gilt IST, Mehrjahresplanung, Forecast und Budget gemäss Cockpit - im Citrix via Edge.
- Bemerkungen zum Budget 2026 sind hier festgehalten

Diverses
- bei neuen KK Transaktionen teils Bestätigung über App erforderlich, dies kann nur Annik. Alternative: Janine Wenger oder andere Abteilungsleiter fragen, um ihre KK zu verwenden, oder selber bezahlen und via Spesen verrechnen
- Standortgespräche mit Rita monatlich; jeweils vorab alle Kostenstellen/Kostenträger durchgehen, Fragen oder Abweichungen vorbereiten und mit Rita anschauen. Abweichungen allenfalls mit Lukas besprechen.

- Verträge (auch Offerten mind. ab CHF 5'000) müssen immer vor der Unterzeichnung durch den Rechtsdienst freigegeben werden und dafür in die GRC-Toolbox geladen werden. Falls keine Rückmeldung, per Mail nachfassen bei rechtsdienst@redcross.ch. Sobald ok, kann Unterzeichnung erfolgen:
- Unterzeichnung von Verträgen & Offerten (mind. ab CHF 5'000), gemäss Vorgaben (Abteilungsleiter im Rahmen des Budgets bis CHF 150'000.-, Fachbereichsleitende im Rahmen des Budgets bis CHF 20'000.-. Es braucht immer eine Kollektivunterschrift, Unterschrift via Skribble. Vollständig unterzeichnete Verträge am Schluss in GRC-Toolbox hochladen.
- Bei Tools, die wir neu einsetzen möchten: vorab Absprache mit acm@redcross.ch (IT Accountmanagement) und kurz erklären, was/weshalb wir brauchen. Falls ok von ihnen:
- Vertragsdokumente in GRC-Toolbox laden zur Prüfung. Idealerweise noch Mail an rechtdienst@redcross.ch / informationssicherheit@redcross.ch und datenschutz@redcross.ch (müssen separat informiert werden) mit Link zum Vertragsentwurf in GRC-Toolbox.
- Je nach Bedarf und Anweisung von Datenschützerin erforderliche Datenschutzmassnahmen vornehmen wie bspw. Anpassung der Bearbeitungstätigkeiten, DSFA, Anpassung Datenschuterklärung etc.

- Verantwortung Tickettriage (kann abgegeben werden) - Ziel ist erste Antwort innerhalv von 1h --> Tickettriage verlinken. https://wo.redcross.ch/l/de/admin-wo/triage-tickets-zendesk
- Verantwortung bei Reklamationen
- Sicherstellen der Tickettermine, prüfen der abgelaufenen Tickets
- Verantwortung neue Projekte - Auftragsklärung, Aufwandschätzung, Planung, Eröffnung Harvest-Projekt (immer via Vera)
- Gesperrte Tickets überprüfen und löschen

Leitungsmeeting MK
- Terminserie von Assistenz Departementsleitung, Annik schickt Termine weiter bei Abwesenheiten
- Traktanden (Umfrage für neue Traktanden kommt jeweils im Teams oder per Mail von Assistenz
- Protokolle
- Kommunikation / Fragen ans Leitungsteam via Teams MKaffee Leitungsteams.
- Fragen an Arianne oder Lukas per Mail
- Erwartung: Traktanden vorbereiten, Meinung DS aktiv einbringen, aktiv teilnehmen (auch wenn Traktanden uns nicht unbedingt betreffen), falls nötig relevante Traktanden einbringen (müssen mit Lukas besprochen werden, dann via Anja geplant), unter Varia hinten auf dem Traktanden-Dokument jeweils aktuelle Updates stichwortartig und kurz eintragen, falls es welche gibt

Fyrabe Höck MK L
- Informeller Austausch. Findet nicht immer statt, Organisation läuft in der Regel via MKaffee Leitungsteams.

Bila Lukas

TE Leitungsmeeting
- Teams-Kanal TE Gesamtleitung unter Technologische Entwicklung/OneNote (Zugriff Michi)
- vor Ort, jeweils mit anschliessendem zMittag

Digital Board
- OneNote

CAB
- OneNote

MK Online Board
- Teilnahme durch Béa

Anfragen jeweils via:
- Teams Channel GSSRK MK Nothilfe - Annik, Daniel, Michi
- Whatsapp Gruppe (an Wochenenden) - Annik und Daniel drin
- Mögliche Anfragen: Emergency Banner, Unterstützung Erstellung Landing Pages, Unterstützung Newsletter, Ads
- iRaiser-Anfragen via iraiser@redcross.ch
- Bei Ressourcen-Engpass anderes Depriorisieren und entsprechend informieren, falls nötig mit Lukas absprechen

Zielsetzung: wir wollen unsere IT-Architektur möglichst schlank, professionell und sicher halten. Grundsätzlich gelten die Fachverantwortungen - Fachbereiche kennen ihre Zielgruppen und Bedürfnisse, IT/DS entscheidet über Technologie, MD über Design, KOM über Inhalte, Fundraising über Finanzierung.

1) Eingang Request, kann grundsätzlich von überall her kommen

2) Abstimmen mit IT ACM, MK Online Board und/oder MK Leitung (je nach Anfrage 2 und 3 tauschen)
Ist sonst bereits jemand involviert? I.d.R. immer das ACM (acm@redcross.ch) involvieren und abstimmen wer diesen Request übernimmt, oft auch am Anfang gemeinsam). Falls Request zu bestehenden Kanälen passen könnte, Kanaldeskverantwortliche vom Newsroom (allenfalls via MK Online Board) involvieren. Bei MK ist wichtig, dass wir Requester (falls ausserhalb von MK) nicht zu allen MK Abteilungen schicken, sondern eine Person die Koordination übernimmt, in jeder Projektphase.

3) Prüfen auf Vollständigkeit und Verständlichkeit
Als Hilfe dienen die Website-Prozesse, insb. zum Entscheid Erstellung Websites (auch wenn es keine Website ist). Mögliche Fragestellungen:

- Gibt es Projektunterlagen (falls nicht bereits erhalten)?
- Wie weit fortgeschritten ist der Prozess, war die Anfrage in einem Gremium wie z.B. die GL?
- Was ist die Erwartung an uns?
- Wie dringend ist die Anfrage?

- Sind Zielgruppe(n) und Zielsetzung klar?
- Was für Inhalte und in welchen Sprachen sollen kommuniziert werden?
- Weshalb wurde dieser Kanal gewählt?
- Gibt es bereits bestehende Kanäle wo gleiche/ähnliche Themen/Inhalte bespielt werden?
- In wie fern wurde der UX Prozess (Double Diamond) berücksichtigt, wissen wir wirklich was das Userproblem ist, wurde allenfalls eine Umfrage gemacht?
- Was für Budget für die einmalige Erstellung den wiederkehrenden Betrieb ist vorhanden?
- Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Partnern oder allenfalls Finanzierungsquellen?
- Wurden rechtliche Aspekte, IS und DS bereits berücksichtigt?

3) Erstes Feedback an Requester, oft folgt ein gemeinsamer Termin
Je nach dem gemeinsam mit IT ACM oder weiteren MK Vertretern

4) Weiteres Vorgehen bestimmen
Je nach Einschätzung, ganz klar auf Lücken und Problematiken hinweisen, allenfalls zuvor mit IT ACM oder MK Online Board abstimmen wie vorgegangen werden soll. Im Grundsatz müssen die oben erwähnten Fragen geklärt und nachvollziehbar sein. Ist z.B. kein Budget für den Betrieb vorhanden, so muss interveniert werden. Passt der Kanal aus unserer Sicht nicht, oder wissen wir gar nicht ob es ein Userproblem gibt, so soll dies zuerst validiert werden. Falls nötig, Lukas oder Jonas involvieren.

- 100% Kompetenzen von Annik während der Abwesenheit bei Michi - mutig entscheiden :)
- Termine für Dezember mit Annik können grundsätzlich gebucht werden, bitte Blocker nicht überbuchen oder wirklich nur im Notfall
- Infos zu aktuellen personellen Angelegenheiten und Löhnen via Email
- Falls Kreditkartenbuchungen gemacht werden müssen, die via App bestätigt werden müssen entweder bei Janine Wenger (oder anderem Abteilungsleiter) für KK fragen, oder selber bezahlen und über Spesen abrechnen
- Klärung von Prozessen MK-intern (z.B. falls Oscar auf euch zukommt) --> übers MK Online Board
- Andersen