BC ILV-Erfassung

Aktualisiert 9/5/2025 von Vera Kaufmann

ILV-Erfassung

• Harvest Invoice machen
• Ins BC einsteigen via: Business Central – Homepage (sharepoint.com)
• Einstieg ins Kosten-Erfassungsjournal für ILVs: Kosten-Erfassungsjournale anklicken

• ILVWO auswählen mit Doppelklick

• ILV erfassen im Kosten-Erfassungsjournal-Fenster (Fenster gross machen):

(Hinweis: zuerst immer gut Notizen in Harvest-Projekten lesen, bevor eine ILV gemacht wird. Wenn man alte ILVs anschauen will, immer Invoice in alten Projekte öffnen sowie unbedingt PDF der angehängen ILV-Buchung - damit die effektive Buchung der vergangen ILV angeschaut werden kann).

• Auswählen der erfassenden Person (B) (oben rechts) - ist meistens schon automatisch die eigene Person drin
  • Danach ILV erfassen:
    • Falls nötig, Buchungsdatum anpassen (bei Quartalsrechnungen letzter Arbeitstag vom vergangenen Quartal nehmen)
    • Belegnummer kommt automatisch - bleibt für eine ILV mit mehreren Zeilen (z. B. Stunden und Agenturbudget) die gleiche
    • RCS Belegdatum anpassen, falls nötig - gleiches Datum wie Buchungsdatum wählen
    • RCS Leistungsart auswählen von Digital Solutions - jeweiliger Gegenkostensteller/-trägercode ist automatisch hinterlegt, z. B. bei WO01 Beratung und PM 317828

      

      

      • RCS Anzahl auswählen:
        • Anzahl Stunden eingeben
        • oder 1 für Media Budget und dann Betrag bei RCS Preis überschreiben (siehe Beispiel Zeile 2 oben im "ILV erfassen" Screenshot)
      • Zu belastende Kostenstelle oder Kostenträger angeben
      • Beschreibung einfügen - Projektname von Harvest reinkopieren - ev. ergänzen was es ist z. B. Stunden/Pauschale/Media Budget und Quartal z. B. 1Q25/2Q25 etc.
      • (Gegenkostenträgercode wird automatisch ausgefüllt - hinterlegte KTRs von WO01-07-Leistungsarten).
• Zur Info: unnötige Spalten können via Personalisieren (oben rechts) ausgeblendet oder verschoben werden

• Nach Erfassung die ILV als PDF speichern
  • via Buchen / Drucken ILV Rechnung:

    

  • Danach Senden an:

    

  • Danach PDF-Dokument anwählen und Ok klicken:

    

  • PDF wird automatisch in den Downloads gespeichert
• Danach ILV abschliessen und Buchen:
  • Vorgehen via Buchen

    

  • Bestätigen mit Ja

    

  • Nochmals bestätigen mit Ja

    

  • Buchung ist dann getätigt, nochmals bestätigen mit OK

    

  • Danach kann eine neue ILV erfasst werden im BC
  • PDF in Download von getätigter ILV in Harvest-Invoice anhängen noch und Invoice abschliessen im Harvest

Gutschrift ILV-Erfassung

In folgenden Fällen müssen Gutschriften gemacht werden:

• Beispielsweise wenn die ILV auf einen falschen KST/KTR gebucht wurde
• Oder z. B. zu viele Stunden abgerechnet wurden

Für die Gutschrift wie folgt vorgehen:

• Gleiche ILV nochmals erfassen wie Falschbuchung (alles gleich ausser Datum)
• Danach bei "RCE-Anzahl" ein Minus machen vor der Anzahl Stunden oder Anzahl Menge - der RCE-Betrag wird dann automatisch in ein Minus-Betrag umgewandelt
• Beim Buchungstext hinten den Text "- Gutschrift" einfügen

• Das PDF speichern
• Gutschrifts-ILV buchen
• PDF der ILV in Harvest-Projekt bei bestehender/falscher Invoice anhängen

  

Danach die Neubuchung vornehmen:

Dazu wie folgt vorgehen:

• Eine weitere ILV erfassen mit der neuen Buchung (z. B. mit der angepassten Stundenmenge oder mit neuem KST/KTR)
• Der Buchungstext bei der "Beschriebung" nochmals gleich erfassen aber anstatt "- Gutschrift" den Text "- Neubuchung" hinzufügen
• Das PDF speichern
• Neue ILV buchen
• Das PDF beim Harvest-Projekt bei der bestehenden/falschen Invoice ebenfalls noch anhängen

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